Uso correcto de WhatsApp en la empresa

Cómo usar Whatsapp en la empresa de acuerdo con el RGPD

Son habituales las consultas acerca del uso correcto de WhatsApp en la empresa y en la comunicación con los clientes, de acuerdo con el RGPD y la normativa actual de Protección de Datos. Vamos a publicar tres posts referidos a este tema. El de hoy se refiere al uso general de WhatsApp. En el siguiente post trataremos del uso de WhatsApp como herramienta de comunicación profesional o empresarial con nuestros clientes. En un tercer post hablaremos de los tan populares Grupos de WhatsApp.

WhatsApp Messenger (WhatsApp Inc.) es una aplicación de mensajería instantánea para smartphones y iphones, en la que se envían y reciben mensajes por la res de Internet. También imágenes, vídeos, audios, grabaciones de audio (notas de voz), documentos, ubicaciones, contactos, gifs animados. Permite llamadas y videollamadas con varios participantes a la vez. Y entre otras funciones, una muy popular es la posibilidad de crear grupos de usuarios conectados, cuyos miembros comparten todas las publicaciones que remite cada uno. Tiene una versión web, que permite emular en el escritorio del ordenador la aplicación móvil.

Esta aplicación se integra automáticamente a la libreta de contactos (un aspecto que la diferencia de otras aplicaciones) y no es necesario ingresar contraseña o PIN para acceder al servicio.

Desde octubre de 2014 es propiedad de Facebook Inc. Facebook tiene sede en California, y en Europa opera con una filial (Facebook Ireland, Ltd.). Tal como WhatsApp publica en su política de privacidad, cuenta con la certificación del Escudo de Privacidad UE-EEUU. Como este acuerdo ha sido invalidado por el TJUE (16 de julio de 2020), se está a la espera de una nueva adaptación legal que permita a empresas como Facebook trabajar con servidores en Estados Unidos.  

Uso de WhatsApp en las comunicaciones personales. Reglas generales

WhatsApp es en origen una aplicación para la comunicación personal privada, incluyendo a los grupos de usuarios en este concepto. Desde este punto de vista no se plantea problema de “tratamiento de datos”. El intercambio de mensajes —en chats o en grupos privados de WhatsApp— está amparado por los derechos a la intimidad, a la imagen y al honor. Como medio de comunicación electrónica, Whatsapp está respaldado por el secreto e inviolabilidad de las comunicaciones.

Pero su popularidad, facilidad de uso y sobre todo su elevado número de usuarios hace que esta herramienta se emplee en comunicaciones empresa-cliente. En tal caso, ya entra en el ámbito del tratamiento de datos que un empresario o profesional realiza en su actividad, y regulado por la normativa que le afecta.

Regla General uno para cualquier uso que hagamos de WhatsApp:

No es adecuado remitir datos personales identificativos (direcciones, números de cuenta, imágenes de documentos personales, facturas o documentos que contengan datos personales) por esta plataforma por seguridad: una vez enviados, dejan de estar bajo nuestro control y no podemos asegurar lo que pueda pasar con esa información. También por los fallos de seguridad que afectan a este tipo de plataformas, que utilizamos gratuitamente o a bajo precio. Por ejemplo, es inseguro enviar una imagen de nuestro DNI, a pesar de ser un medio cómodo y rápido. Esto es aparte de las cuestiones de tratamiento de datos, que afectan a empresarios y profesionales.

→ Regla General dos separar uso personal del privado:

Es conveniente separar el uso personal o privado de WhatsApp del que se refiera al ámbito profesional o comercial. Esto supone que deberíamos tener un número de teléfono asignado al uso profesional, y no emplear el número de teléfono personal en este intercambio informativo.

→ Regla General tres: política de privacidad de WhatsApp:

Es conveniente leer, comprender y seguir los términos y condiciones indicadas en la política de privacidad de WhatsApp y ajustarla de acuerdo con nuestros intereses. Esto es aplicable también a Facebook y cualquier otra plataforma de terceros, como por ejemplo Telegram o Tiktok. El uso de estas plataformas nos obliga a aceptar sus condiciones y políticas de privacidad, y podremos ajustarla dentro de las posibilidades que nos permita cada una de ellas.

En el siguiente post vamos a tratar del uso correcto de WhatsApp en la comunicación profesional o empresarial con nuestros clientes.

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